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ビジネスキャリアコースNEWS⑭一般事務職と専門事務職に必要とされるスキルと適性の違いについて


創経会が昨年実施した企業の『人事考課についてのアンケート調査』の中に、「一般事務職」と「専門事務職」に必要とされるスキルと適性についての興味深い記述がありましたので、関係個所を抜粋して紹介します。
(アンケート結果は、選択肢の中から3つまでを選ぶ複数回答によるものです。)
併せて、一般事務と専門事務の違いについても言及します。

「一般事務職に求められるスキル」
第1位:コミュニケーション力・・・・・・・・・・・・89.5%
第2位:PCスキル(Word、Excel、Power Point)・・・85.3%
第3位:ビジネスマナー・社会常識・・・・・・・・・・75.6%

「一般事務職に求められる性格適性」
第1位:明るく素直・・・・・・・・・・・・・・・・・74.8%
第2位:気配り・心遣い・・・・・・・・・・・・・・・70.9%
第3位:協調性・・・・・・・・・・・・・・・・・・・68.2%

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「専門事務職に求められるスキル」
第1位:専門性・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 100.0%
第2位:PCスキル・・・・・・・・・・・・・・・・・88.7%
第3位:コミュニケーション力・・・・・・・・・・・・78.1%

「専門事務職に求められる性格適性」
第1位:協調性・・・・・・・・・・・・・・・・・・・73.5%
第2位:主体性・・・・・・・・・・・・・・・・・・・70.8%
第3位:正確性・・・・・・・・・・・・・・・・・・・55.6%

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「一般事務職」とは、特殊な事務処理をするのではなく、具体的には以下の内容の仕事をする人を指します。
さまざまな事務作業を広く浅く担当します。
 一般事務職の仕事の最大の特徴は仕事の幅の広さです。
 高度な専門的な仕事は専門事務員に任せ、様々な立場の人達を支援する仕事を行います。
権限・責任の範囲は限定的
 一般事務職は補助的な仕事を行うため、権限や責任の範囲は限定的です。
 ルーティンワークを除き、自分の責任で意思決定を行うことは極めて稀です。
主な仕事内容
1.受付・電話対応・お茶出し     2.郵便物・FAXの回収・発送
3.消耗品の調達・管理        4.鍵管理
5.書類管理               6.会議運営
7.決裁・承認補助           8.見積書作成
9.伝票作成              10.勤怠管理
11.名簿の作成と管理        12.データ収集と入力
13.文書作成              14.デザイン作成
15.書類コピー・製本 など

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「専門事務職」とは、特定の分野に特化した事務処理を行う人を指します。
専門的な内容の事務処理を行います。
 一般事務職の仕事内容が、「広く浅く」であったのに対し、専門事務は「特化して深く」です。
部門長の権限・責任は重く大きい。
主な種類
1.経理事務:企業の出入りするお金を管理し、記録します。簿記の知識が活かせます。
2.人事事務:人材の募集、採用、面接 あるいは評価、教育、給与計算などを行います。
3.貿易事務:事業に必要な製品や原材料などの輸出入の手続きをします。
4.保険事務:保険会社における契約書及び付帯書類の情報入力や電話応対をします。
5.金融事務:銀行など金融機関での事務で、入出金や融資などの手続き等を行います。
6.証券事務:証券会社での事務職で、株や投資信託国債など有価商圏の売買の手続き等を行います。
7.不動産事務:不動産の売買や賃貸契約などに関する書類手続き、重要事項説明などをします。
8.薬事事務:医療機器や製薬の薬事申請にともなう書類の作成、手続きをします。
9.特許事務:特許出願に必要な書類の作成、また特許庁との連絡などをします。
10. 国際特許事務:海外の特許事務所や特許庁と連絡をとり、外国での特許出願申請をします。
11. 医療事務:病院や診療所、クリニックなどで診療報酬を計算し、申請する事務を行います。
12. 介護事務:介護施設などで介護報酬を計算し、申請する事務を行います。
13. 英文事務:海外企業との取引に必要な書類の手続き、メール対応などをします。
14. 翻訳:契約書や取引書類、あるいは仕様書などの翻訳を行い取引や製品開発を推進します。
15. 通訳:海外顧客の工場視察や会議、商談における通訳を行います。 など

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短大生の場合、一般事務職で就職し、就労経験を積む中で専門性を磨き、専門事務へ移行していくのが望ましいと思います。一般事務と専門事務では収入面で大きな差があります。

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